Privacy

INFORMATIEVEILIGHEIDS-
EN PRIVACYBELEID

Sint- Donatusinstellingen Merchtem vzw

voor:
Sint-Donatusinstellingen Middenschool (33241)
Sint-Donatusinstellingen Bovenbouw (33209)

Inhoud

1 Inleiding 3
1.1 Toelichting informatieveiligheid 3
1.2 Toelichting privacy 3
1.3 Vervlechting informatieveiligheid en privacy 3

2 Doel en reikwijdte 4
2.1 Doel 4
2.2 Reikwijdte 4

3 Uitgangspunten 5
3.1 Algemene beleidsuitgangspunten 5
3.2 Uitgangspunten privacy 6

4 Wet- en regelgeving 6

5 Organisatie 7
5.1 Rollen (functies) rondom IVP 7
5.2 Richtinggevend 7
5.3 Sturend 7
5.4 Uitvoerend 8

6 Controle en rapportage 9
6.1 Voorlichting en bewustzijn 9
6.2 Classificatie en risicoanalyse 9
6.3 Incidenten en datalekken 9
6.4 Controle, naleving en sancties 9

Bijlage 1: Tabel IVP rollen en taken 10
Bijlage 2: Aanvullende nota’s 12

1 Inleiding

Informatie en ict zijn noodzakelijk in de ondersteuning van het onderwijs. Denken we maar aan de leerlingadministratie- en leerlingvolgsystemen, agenda- en rapportprogramma’s, oefen- en toetssystemen…. Vaak verwerken deze geautomatiseerde systemen persoonsgegevens (van leerlingen, ouders, lesgevers…) en is de privacywetgeving (AVG) hierop van toepassing.

Deze informatieverwerking en het gebruik van ict brengen risico’s met zich mee. Denken we bijvoorbeeld maar aan een cyberaanval waarbij de gegevens versleuteld worden, een vergissing waardoor gegevens onherroepelijk gewist zijn, de natuur (bijv. overstroming of brand), et cetera. Het niet beschikbaar zijn van ict, incorrecte administraties en het uitlekken van gegevens kan leiden tot inbreuken op het geven van onderwijs en het vertrouwen in onze school.

Deze bedreigingen maken het noodzakelijk om adequate maatregelen te nemen op het gebied van informatieveiligheid en privacy (IVP) om de risico’s die gepaard gaan met deze bedreigingen tot een aanvaardbaar niveau te reduceren. Om dit structureel aan te pakken is het noodzakelijk dat we duidelijk maken waar het om gaat, een doel stellen en de manier waarop we dit doel willen bereiken.

1.1 Toelichting informatieveiligheid

Onder informatieveiligheid wordt verstaan: het nemen en onderhouden van een samenhangend pakket aan maatregelen om de kwaliteitsaspecten van informatie en ict zo maximaal mogelijk te garanderen.
Deze kwaliteitsaspecten zijn:
• Beschikbaarheid: de mate waarin gegevens en/of functionaliteiten beschikbaar zijn op de juiste momenten.
• Integriteit: de mate waarin gegevens en/of functionaliteiten juist, volledig en actueel zijn.
• Vertrouwelijkheid: de mate waarin de toegang tot gegevens en/of functionaliteiten beperkt is tot degenen die daartoe bevoegd zijn.
• Controleerbaarheid: de mate waarin het mogelijk is om achteraf parameters die van belang zijn voor beschikbaarheid, integriteit of vertrouwelijkheid te verifiëren.

Onvoldoende informatieveiligheid kan leiden tot onacceptabele risico’s bij de uitvoering van onderwijs en bij de dagdagelijkse werking van de onderwijsinstelling. Incidenten en inbreuken in deze processen kunnen leiden tot financiële schade en imagoverlies.

1.2 Toelichting privacy

Privacy gaat over de verwerking van persoonsgegevens. Persoonsgegevens dienen beschermd te worden conform de huidige wet- en regelgeving. De bescherming van de privacy regelt onder andere de voorwaarden waaronder persoonsgegevens gebruikt mogen worden.
Persoonsgegevens zijn hierbij alle gegevens van een geïdentificeerd of identificeerbaar individu. Onder verwerking wordt verstaan elke handeling met betrekking tot persoonsgegevens. Denken we maar aan het verzamelen, raadplegen, bijwerken, verspreiden tot en met het wissen van deze gegevens.

1.3 Vervlechting informatieveiligheid en privacy

Informatieveiligheid is noodzakelijk om privacy te waarborgen. Beide begrippen zijn met elkaar verbonden. Het onderwerp informatieveiligheid en privacy wordt afgekort tot IVP. Deze beleidstekst ligt ten grondslag aan de aanpak van informatieveiligheid en privacy binnen Sint-Donatusinstellingen Merchtem vzw.

2 Doel en reikwijdte

2.1 Doel

Dit beleid heeft als doelen:

• Het waarborgen van de continuïteit van het onderwijs en de dagdagelijkse werking van Sint-Donatusinstellingen Merchtem vzw.
• Het garanderen van de privacy van leerlingen en medewerkers waardoor beveiligings- en privacy-incidenten zoveel mogelijk worden voorkomen.
Dit beleid is erop gericht om de kwaliteit van de verwerking van informatie en de beveiliging van persoonsgegevens te optimaliseren waarbij er een goede balans moet zijn tussen privacy, functionaliteit, veiligheid en middelen. Uitgangspunt is dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen, met name van medewerkers, leerlingen en ouders wordt gerespecteerd en dat Sint-Donatusinstellingen Merchtem vzw voldoet aan relevante wet- en regelgeving.

2.2 Reikwijdte

• Het beleid heeft betrekking op het verwerken van persoonsgegevens van alle betrokkenen binnen Sint-Donatusinstellingen Merchtem vzw waaronder in ieder geval: alle medewerkers, leerlingen, ouders/verzorgers, (geregistreerde) bezoekers en externe relaties, evenals op andere betrokkenen waarvan Sint-Donatusinstellingen Merchtem vzw persoonsgegevens verwerkt.
• Dit beleid is van toepassing op zowel de digitale als geschreven verwerking van persoonsgegevens.

• Het IVP-beleid geldt voor alle medewerkers, leerlingen, ouders/verzorgers, (geregistreerde) bezoekers en externe relaties die uit hoofde van hun taak, op school of thuis persoonsgegevens verwerken.
• Het beleid heeft betrekking op gecontroleerde informatie die door onszelf is gegenereerd en wordt beheerd. Daarnaast is het ook van toepassing op niet-gecontroleerde informatie waarop de school kan worden aangesproken, zoals uitspraken van medewerkers en leerlingen in discussies [dit lijkt te algemeen: ‘discussie dat kan toch niet een discussie in de klas zijn? … wordt alleen online-discussie bedoeld? … dan beter zo formuleren], (persoonlijke pagina’s van) websites en sociale media. Hiervoor werkt Sint-Donatusinstellingen Merchtem vzw met gedragscodes.
• Het IVP-beleid binnen Sint-Donatusinstellingen Merchtem vzw heeft raakvlakken met:
o Algemeen veiligheids- en toegangsbeveiligingsbeleid; met als aandachtspunten bedrijfshulp-verlening, fysieke toegang en beveiliging, crisismanagement, huisvesting en ongevallen;
o Personeels- en organisatiebeleid; met als aandachtspunten in- en uitstroom van medewerkers, functiewisselingen, functiescheiding en vertrouwensfuncties;
o IT-beleid; met als aandachtspunten de aanschaf, het beheer, het gebruik en/of het uit dienst stellen van hardware, software, services en (digitale) leermiddelen;
o Participatie van leerlingen, hun ouders/verzorgers en medewerkers.

3 Uitgangspunten

3.1 Algemene beleidsuitgangspunten

De belangrijkste beleidsuitgangspunten bij Sint-Donatusinstellingen Merchtem vzw zijn:

• IVP dient te voldoen aan alle relevante wet- en regelgeving, in het bijzonder aan de Algemene Verorde-ning Gegevensbescherming (AVG).
De verwerking van persoonsgegevens is steeds gebaseerd op één van de in deze verordening vastgelegde rechtmatigheden. Hierbij willen we een goede balans zoeken tussen het belang van Sint-Donatusinstellingen Merchtem vzw om persoonsgegevens te verwerken en het belang van de betrokkene om in een vrije omgeving eigen keuzes te maken met betrekking tot zijn/haar persoonsgegevens.
• Het schoolbestuur, Sint-Donatusinstellingen Merchtem vzw, is als rechtspersoon de verwerkingsverantwoordelijke voor alle persoonsgegevens die in opdracht van haar scholen verwerkt worden.
• Sint-Donatusinstellingen Merchtem vzw beheert ook informatie waarvan de intellectuele eigendom (het auteursrecht) toebehoort aan derden. Medewerkers en leerlingen moeten dus goed geïnformeerd worden over de regelgeving rond het gebruik van informatie.
• Informatie heeft een waarde: financieel, economisch maar zeker ook emotioneel. De waarde van informatie wordt daarom bij Sint-Donatusinstellingen Merchtem vzw geclassificeerd. Deze classificatie vormt het uitgangspunt voor de te nemen maatregelen. Vervolgens worden mogelijke risico’s geïdentificeerd middels een risico-analyse, waarbij gebruik gemaakt wordt van de classificatie. Het beleid maakt een balans tussen de risico’s van hetgeen we willen beschermen en de benodigde maatregelen.

• Sint-Donatusinstellingen Merchtem vzw sluit met alle leveranciers van digitale onderwijsmiddelen (zowel van educatieve als bedrijfsapplicaties) verwerkersovereenkomsten af indien deze persoonsgegevens ontvangen van de school.

• Binnen Sint-Donatusinstellingen Merchtem vzw is het veilig en betrouwbaar omgaan met informatie de verantwoordelijkheid van iedereen. Hierbij hoort niet alleen het actief bijdragen aan de veiligheid van geautomatiseerde systemen en de daarin opgeslagen informatie, maar ook van fysieke documenten.
• Er wordt van alle medewerkers, leerlingen, (geregistreerde) bezoekers en externe relaties verwacht dat zij zich ‘fatsoenlijk’ gedragen met een eigen verantwoordelijkheid. Het is niet acceptabel dat door al dan niet opzettelijk gedrag onveilige situaties ontstaan die leiden tot schade en/of imagoverlies. In het algemeen reglement van het personeel van het katholiek onderwijs (artikel 7 § 7) wordt hiernaar verwezen.
• Bij wijzigingen in de infrastructuur, de aanschaf en de uit dienst name van (informatie)systemen, wordt bij Sint-Donatusinstellingen Merchtem vzw steeds rekening gehouden met IVP.

• IVP is bij Sint-Donatusinstellingen Merchtem vzw een continu proces, waarbij regelmatig (minimaal om de twee [zie immers bij 6] jaar) wordt geëvalueerd en wordt gekeken of aanpassing gewenst is.

3.2 Uitgangspunten privacy

De zes vuistregels met betrekking tot de omgang van persoonsgegevens bij Sint-Donatusinstellingen Merchtem vzw zijn:
1. Doelbepaling en doelbinding: persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Deze doeleinden zijn concreet en voorafgaand aan de verwerking vastgesteld. Persoonsgegevens worden niet verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doelen waarvoor ze zijn verkregen.
2. Grondslag: verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op één van de wettelijke rechtmatigheden: toestemming, overeenkomst, wettelijke verplichting, openbaar belang, vitaal belang van de betrokkene of gerechtvaardigd belang.
3. Dataminimalisatie: bij de verwerking van persoonsgegevens blijft de hoeveelheid en het soort gegevens beperkt: het type persoonsgegevens moet redelijkerwijs nodig zijn om het doel te bereiken. Ze staan in verhouding tot het doel (= proportioneel). Het doel kan niet met minder, alternatieve of andere gegevens worden bereikt.
4. Transparantie: de school legt aan betrokkenen (leerlingen, hun ouders en medewerkers) op transparante wijze verantwoording af over het gebruik van hun persoonsgegevens, alsmede over het gevoerde IVP-beleid. Deze informatievoorziening vindt ongevraagd plaats. Daarnaast hebben deze betrokkenen recht op inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van hun persoonsgegevens. Daarnaast kunnen betrokkenen zich verzetten tegen het gebruik van hun gegevens.
5. Opslagbeperking: data wordt niet langer bewaard dan noodzakelijk. De verwerking wordt door het IVP-beleid beperkt in de tijd.
6. Data-integriteit: er zijn maatregelen getroffen om te waarborgen dat de te verwerken persoonsgegevens juist en actueel zijn, en dat zij voldoende beschikbaar zijn om de werking van Sint-Donatusinstellingen Merchtem vzw te waarborgen. Persoonsgegevens moeten adequaat worden beveiligd volgens algemeen en breed geaccepteerde beveiligingsnormen.

Bij alle registraties op basis van toestemming, zal Sint-Donatusinstellingen Merchtem vzw een eenduidige procedure hanteren die een actieve en aantoonbare handeling vereist.

4 Wet- en regelgeving

Sint-Donatusinstellingen Merchtem vzw voldoet aan alle van toepassing zijnde relevante wet- en regelgeving, waaronder:
• Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
• Camerawet
• Auteurswet

5 Organisatie

De organisatie van IVP gaat over processen, gewoontes, beleid, wetten en regels die van betekenis zijn voor de manier waarop mensen een organisatie besturen, beheren en controleren. Hierbij spelen de relaties tussen de verschillende betrokkenen en de doelen van de organisatie een rol. Dit hoofdstuk beschrijft hoe IVP bij Sint-Donatusinstellingen Merchtem vzw is georganiseerd. Er wordt daarbij onderscheid gemaakt tussen drie niveaus:

• Richtinggevend (strategisch)
• Sturend (tactisch)
• Uitvoerend (operationeel)

Voor elk niveau wordt beschreven welke verantwoordelijkheden en taken de verschillende rollen met zich meebrengen.

5.1 Rollen (functies) rondom IVP

Om IVP gestructureerd en gecoördineerd aan te pakken worden bij Sint-Donatusinstellingen Merchtem vzw een aantal rollen aan medewerkers in de bestaande organisatie toegewezen.

5.2 Richtinggevend

Verwerkingsverantwoordelijke
Het schoolbestuur is eindverantwoordelijk voor IVP en stelt het beleid en de basismaatregelen op het gebied van IVP vast.
De toepassing en werking van het IVP-beleid wordt op basis van regelmatige rapportages geëvalueerd.
Zie bijlage 1 voor een schematische weergave van de rol- en taakverdelingen aangaande IVP bij Sint-Donatusinstellingen Merchtem vzw.

5.3 Sturend

Data Protection Officer (DPO) van de koepelorganisatie
Vanuit de koepelorganisatie Katholiek Onderwijs Vlaanderen wordt er een Data Protection Officer aangesteld. Deze zal binnen het schoolbestuur of instelling het Aanspreekpunt Informatieveiligheid (AIV) aansturen. De taak bestaat uit:
• schoolbesturen informeren en adviseren over hun verplichtingen vanuit de AVG en vanuit andere gege-vensbeschermingsbepalingen;
• AIV’s opleiden en hulpmiddelen verstrekken zodanig dat ze binnen hun instelling(en) het IVP-beleid kun-nen ondersteunen;
• desgevraagd advies verstrekken over de gegevensbeschermingseffectbeoordeling;
• met de toezichthoudende autoriteit samenwerken en optreden als aanspreekpunt voor deze autoriteit.

Aanspreekpunt Informatieveiligheid
Het AIV is een rol op sturend niveau. Hij/zij geeft terugkoppeling en advies aan de eindverantwoordelijke (directie van de instelling, raad van bestuur van het schoolbestuur) en staat de mensen op uitvoerend niveau bij. Het AIV moet:
• Het beleid vertalen naar richtlijnen, procedures, maatregelen en documenten voor de gehele instelling
• De uniformiteit bewaken binnen Sint-Donatusinstellingen Merchtem
• Meewerken aan de bewustmaking en opleiding van het personeel
• Het aanspreekpunt zijn voor incidenten op het gebied van IVP
• De verdere afhandeling van incidenten binnen Sint-Donatusinstellingen Merchtem vzw coördineren

5.4 Uitvoerend

Leidinggevende
Naleving van het Informatieveiligheidsbeleid is onderdeel van de integrale bedrijfsvoering. Iedere leidinggevende heeft op uitvoerend niveau de taak om:
• er voor te zorgen dat zijn medewerkers op de hoogte zijn van het beveiligingsbeleid;
• toe te zien op de naleving van het IVP-beleid door de medewerkers, waarbij hij/zij zelf een voorbeeldfunctie heeft;
• periodiek het onderwerp IVP onder de aandacht te brengen in werkoverleggen, beoordelingen etc.;
• als aanspreekpunt beschikbaar te zijn voor alle personeel gerelateerde IVP-onderwerpen.
De leidinggevende kan in zijn taak ondersteund worden door het AIV.
Ict-coördinator
De ict-coördinator vormt een technisch aanspreekpunt inzake informatieveiligheid voor het management en de medewerkers, en zorgt in de praktijk voor de implementatie van toegangsrechten en de rapportage aangaande digitale informatieveiligheid.

Medewerker
Alle medewerkers hebben een verantwoordelijkheid met betrekking tot informatieveiligheid in hun dagelijkse werkzaamheden. Deze verantwoordelijkheden zijn beschreven in o.a. het privacyreglement en eraan toegevoegde nota’s en visieteksten aangaande IVP bij Sint-Donatusinstellingen Merchtem vzw. Daarnaast worden medewerkers in hun dagelijkse werkzaamheden, waar nodig, ondersteund met checklists, formulieren en praktische tools.
Medewerkers wordt gevraagd om actief betrokken te zijn bij informatieveiligheid. Dit kan door meldingen te maken van veiligheidsincidenten, het doen van voorstellen ter verbetering van IVP en het uitoefenen van invloed op het beleid (individueel of via de ervoor voorziene overlegorganen en/of via het aanspreekpunt). Zelf hebben zij ook een voorbeeldfunctie naar andere medewerkers, externen en vooral leerlingen toe.
Van ambtswege uit, of eventueel contractueel, worden alle medewerkers (ook extern) van Sint-Donatusinstellingen Merchtem vzw die toegang kunnen hebben tot persoonsgegevens, gebonden aan een discretieplicht. Welbepaalde (externe) medewerkers zijn wettelijk gebonden aan een beroepsgeheim.

6 Controle en rapportage

Dit IVP-beleid en alle bijhorende richtlijnen, nota’s en tools, worden minimaal elke twee jaar getoetst en bijgesteld door het schoolbestuur. Hierbij wordt rekening gehouden met:
• De status van de informatieveiligheid als geheel (beleid, organisatie, risico’s)
• De effectiviteit van de genomen maatregelen en aantoonbare werking daarvan

Daarnaast kent Sint-Donatusinstellingen Merchtem vzw een tweejaarlijkse [parallel met hierboven] planning en controlecyclus voor IVP. Dit is een vast evaluatieproces waarmee de inhoud en effectiviteit van het IVP-beleid wordt getoetst.
Voor alle overlegmomenten geldt dat deze zoveel mogelijk ingepast worden in bestaande overlegvormen met hetzelfde karakter waarbij op:
• strategisch niveau (richtinggevend) wordt gesproken over organisatie, alsmede over doelen, bereik en ambitie op het gebied van IVP.
• tactisch niveau (sturend) de strategie wordt vertaald naar plannen, te hanteren normen, evaluatiemethoden, e.d. Deze plannen en instrumenten zijn sturend voor de uitvoering.
• operationeel niveau (uitvoerend) de onderwerpen worden besproken die de dagelijkse uitvoering aangaan. Deze overlegvorm wordt niet centraal georganiseerd, en indien nodig in elk organisatieonderdeel van Sint-Donatusinstellingen Merchtem vzw afzonderlijk.

6.1 Voorlichting en bewustzijn

Beleid en maatregelen zijn niet voldoende om risico’s op het terrein van informatieveiligheid en privacy uit te sluiten. In de praktijk blijkt de mens meestal de belangrijkste speler. Daarom wordt bij Sint-Donatusinstellingen Merchtem vzw het bewustzijn van de individuele medewerkers voortdurend aangescherpt, zodat de kennis van risico’s wordt verhoogd en veilig en verantwoord gedrag wordt aangemoedigd. Onderdeel van het beleid zijn onder andere de regelmatig terugkerende bewustwordingscampagnes voor iedereen binnen de school. Verhoging van het beveiligingsbewustzijn is een verantwoordelijkheid van het AIV en leidinggevende(n), met de raad van bestuur van Sint-Donatusinstellingen Merchtem vzw als eindverantwoordelijke.

6.2 Classificatie en risicoanalyse

Bij Sint-Donatusinstellingen Merchtem vzw heeft alle informatie waarde, daarom worden alle gegevens waarop dit beleid van toepassing is, geclassificeerd. De risicoanalyse zal het niveau van de beveiligingsmaatregelen bepalen rekening houdend met de classificatie van de gegevens. Daarbij zijn beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid de kwaliteitsaspecten die van belang zijn voor de informatievoorziening.

6.3 Incidenten en datalekken

Bij Sint-Donatusinstellingen Merchtem vzw is het melden van beveiligingsincidenten en datalekken vastgelegd in een protocol.
Alle incidenten kunnen worden gemeld bij de ict-verantwoordelijke van de school. [of eventueel naar een van volgende mailadressen: privacyMS@sintdonatus.be of privacyBB@sintdonatus.be. De afhandeling van deze incidenten volgt een gestructureerd proces, waarbij men ook voorziet in de juiste stappen rondom de meldplicht datalekken.

6.4 Controle, naleving en sancties

De naleving bestaat uit algemeen toezicht op de dagelijkse praktijk van het IVP proces. Van belang hierbij is dat leidinggevenden en proceseigenaren hun verantwoordelijkheid nemen en hun medewerkers aanspreken in geval van tekortkomingen. Bij Sint-Donatusinstellingen Merchtem vzw wordt actief aandacht besteed aan IVP bij de aanstelling, tijdens functioneringsgesprekken, met een gedragscode, met periodieke bewustwordingscampagnes, et cetera.

Mocht de naleving ernstig tekort schieten, dan kan Sint-Donatusinstellingen Merchtem vzw de betrokken verantwoordelijke medewerkers een sanctie opleggen, binnen de kaders van de CAO en de wettelijke mogelijkheden. Voor de bevordering van de naleving van de AVG heeft het AIV een belangrijke rol.

Bijlage 1: Tabel IVP rollen en taken

Bijlage 2: Aanvullende nota’s

Bij dit algemene deel van het IVP-beleid horen nog enkele specifieke nota’s :
• Classificatie van persoonsgegevens
• Toegangsmatrices
• Wachtwoordbeleid
• Communicatiebeleid
• Toestelbeleid
• Backupbeleid

Tevens is er een bijkomend document voorzien, dat de nodige achtergrondinformatie bij deze nota’s.